通知に必ず入れたい情報
店舗名、予約日時、メニュー、担当者、確認または変更の方法をまとめます。文章が長いと重要な日時が埋もれるため、冒頭に日時を置き、案内は一つの行動に絞ります。
- 予約日と開始時刻
- 店舗名と担当者
- 予約内容
- 変更・キャンセルの連絡方法またはリンク
送るタイミングはお客様が確認できる時間に
深夜や早朝を避け、前日の昼から夕方など、通知を見て予定を調整できる時間帯を選びます。予約時刻の直前通知も補助になりますが、空いた枠を別のお客様へ案内するには前日の方が運用しやすい場合があります。
責める文面にしない
キャンセル料や注意事項だけを強く出すと、来店前の体験を損ねます。まず予約へのお礼と日時確認を伝え、都合が変わった場合の手続きを分かりやすく案内してください。キャンセルポリシーがある場合は、予約時にも確認できる状態にします。
空いた枠を再び予約につなげる
早めにキャンセルが分かれば、キャンセル待ちのお客様へ案内できます。通知だけで終わらず、変更・キャンセルの受付、空き枠への反映、キャンセル待ち通知までを一つの流れとして設計すると、店舗の損失を抑えやすくなります。